Contexte

Manuel, un ergothérapeute travaillant dans une clinique de consultation externe, fournit des soins à une cliente (Daisy). Dans le cadre de ses services, Manuel recommande de l’équipement adapté et aide Daisy à faire une demande de financement pour cet équipement. L’organisme de financement exige la soumission d’un formulaire de demande électronique de l’ergothérapeute pour justifier le besoin de la cliente concernant cet équipement.

Manuel explique le processus de demande à Daisy et obtient son consentement de remplir et de soumettre le formulaire en ligne. Comme ce formulaire est assez long et que Manuel veut travailler efficacement, il se sert de la fonction copier-coller dans le système de dossiers électroniques et copie des extraits de l’information sur la cliente qui se trouve dans son dossier clinique pour les insérer dans le formulaire de demande de financement. Il soumet ensuite le formulaire dans un portail sécurisé et conserve une copie du formulaire dans le dossier clinique.

Plusieurs semaines plus tard, Manuel reçoit un appel de l’organisme de financement l’avisant qu’il y avait des renseignements personnels sur la santé d’un autre client dans le formulaire de Daisy. Manuel vérifie sa copie du formulaire dans le dossier clinique et réalise qu’il a copié et collé des renseignements identificatoires d’un autre client dans le formulaire. Cette divulgation accidentelle de renseignements personnels d’un client constitue une atteinte à la vie privée.

Manuel se demande ce qu’il doit faire. Il communique avec son chef de service et consulte les lignes directrices de l’Ordre présentées dans le document Les lois sur la protection de la vie privée et l’exercice de l’ergothérapie (coto.org).

Questions sur la pratique et discussion

Quelle loi sur la protection de la vie privée s’applique ici?

• Les ergothérapeutes doivent appliquer une des trois lois sur la protection de la vie privée. Dans ce cas-ci, il s’agit de la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS).

Quels sont les rôles et responsabilités du dépositaire de renseignements sur la santé et de son mandataire?

• La LPRPS précise les rôles et les responsabilités du dépositaire de renseignements sur la santé et du mandataire de ce dépositaire. Les ergothérapeutes doivent déterminer quel est leur rôle dans le cadre de leur travail.
• Les mandataires doivent suivre les politiques du dépositaire concernant la prévention et la gestion des atteintes à la vie privée. Ceci comprend les politiques sur l’entreposage et la sécurisation de l’information personnelle et des renseignements personnels sur la santé ainsi que les mesures à prendre en cas d’atteinte à la vie privée.
• Les dépositaires de renseignements sur la santé doivent établir des politiques et des procédures pour prévenir et gérer les atteintes à la vie privée. Leurs responsabilités comprennent ce qui suit :
  • Aviser le client
  • Gérer et maîtriser l’atteinte à la vie privée
  • Prendre des mesures pour prévenir de futures atteintes à la vie privée
  • Signaler l’atteinte à la vie privée au Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario

Est-ce que l’atteinte à la vie privée doit être signalée à l’Ordre?

• Vous devez signaler les atteintes à la vie privée à l’Ordre seulement si des mesures disciplinaires sont prises contre l’ergothérapeute (par l’employeur).

Résultat

• Dans le présent cas, l’ergothérapeute est le mandataire et la clinique est le dépositaire de renseignements sur la santé.
• En tant que mandataire, Manuel a suivi les politiques de la clinique en avisant immédiatement son chef de service de l’atteinte à la vie privée d’un client.
• Le chef de service a communiqué avec l’agente de la protection de la vie privée de l’organisme et suivi les protocoles en place pour examiner et gérer l’atteinte à la vie privée.
• L’organisme a avisé la personne dont les renseignements personnels sur la santé avaient été envoyés accidentellement à l’organisme de financement sans autorisation.
• Cette personne a été avisée des mesures prises pour gérer et maîtriser l’atteinte à la vie privée ainsi que de son droit à porter plainte auprès du Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario – pour plus de renseignements à ce sujet, consultez le processus de traitement des plaintes en vertu de la LPRPS du Commissaire.
• L’organisme a examiné ses politiques et procédures sur la protection de la vie privée, réfléchi aux besoins et possibilités d’apprentissage de ses employés et mis en œuvre des mesures de sécurité additionnelles dans son système électronique de dossiers de santé. Ceci comprend un avertissement pour le personnel des risques possibles de l’utilisation de la fonction copier-coller.
• Manuel tire avantage de cette situation pour améliorer sa pratique. Pour atténuer les risques dans l’avenir, Manuel cesse d’utiliser la fonction copier-coller dans les dossiers de ses clients et intègre assez de temps dans son horaire pour bien examiner sa documentation en s’assurant qu’elle est correcte avant d’apposer sa signature et sa désignation d’ergothérapeute.

Conclusion

Faites attention lorsque vous utilisez la fonction copier-coller dans un document. Avec l’utilisation accrue de systèmes de documentation électronique, les ergothérapeutes doivent bien comprendre leur responsabilité professionnelle de protéger la vie privée de leurs clients et de sécuriser leurs renseignements personnels sur la santé. Les ergothérapeutes devraient être au courant de tout danger associé à la protection de la vie privée qui peut se poser dans le cadre de leur processus de documentation ou avec les systèmes utilisés. Les ergothérapeutes devraient connaître et comprendre leurs responsabilités en tant que dépositaires de renseignements sur la santé ou mandataire du dépositaire et savoir quelles sont les procédures de leur organisme pour gérer et maîtriser les atteintes à la vie privée.

Ressources

Pour en savoir plus à ce sujet, visionnez la présentation de l’Ordre (en anglais) sur Les lois sur la protection de la vie privée et l’exercice de l’ergothérapie.

Pour plus d’information

Pour toute question sur ce cas ou pour suggérer des sujets pour des cas futurs, communiquez avec le Service de ressources sur l’exercice de la profession au 1 800 890-6570/416 214-1177, poste 240, ou [email protected].

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